Persönliche Organisation

Gespeichert von JeannineWeibel am Di., 14.08.2012 - 15:40

TLT_NPO7_Pers_Organisation

Einstiegs-Check

Wie sieht die Realität bei dir aus? Chaos oder Perfektionismus? Alles immer im Griff oder entgleitet es dir? Wie sieht dein Arbeitsplatz aus – und wie sollte er aussehen? Deine Agenda – ist sie überfüllt oder sind Freiräume eingeplant? Was ist IST-Zustand und was ist SOLL-Zustand?

Organisationstypen

Was für ein Organisationstyp bist du? Dienst du als gutes oder als abschreckendes Vorbild. Ziehst du Sitzungen in 90min durch oder in 3 Stunden? Kannst du den Jahresüberblick behalten oder überschüttest du dein Team mit Last-Minute-Aktionen?

Obwohl sich jeder von uns anders organisiert, kann man ähnliche Typen ausmachen:

Der Chaos-Typ

2.1.1 Schwächen

  • Mühe beim Einhalten von Terminen
  • Muss oft gemahnt werden
  • Unordnung, alles liegt herum
  • Oft weniger effektiv – verfolgt mehrere Dinge gleichzeitig
  • Lässt sich leicht unterbrechen
  • Handelt oft nach dem Gefühl
  • Hat Mühe den Ordnungs-Typ zu verstehen
  • Hat Mühe mit Vorgaben und Regeln

2.1.2 Stärken

  • Neuem gegenüber aufgeschlossen
  • Gefühl hat Raum
  • Kann mehrere Projekte gleichzeitig verfolgen
  • Eher kreativ
  • Hat eher Zeit für menschliche Anliegen
  • Geniesst das Leben mehr

Der Ordnungs-Typ

2.2.1 Schwächen

  • Neuem gegenüber eher verschlossen
  • Eher weniger kreativ
  • Fühlt sich schnell unter Druck
  • Ohne feste Planung „verloren“
  • Geht eher in festen Pfaden (traditionsgebunden)
  • Hat Mühe, den Chaos-Typ zu verstehen
  • Gefühle spielen eine untergeordnete Rolle – Fakten zählen
  • Störungen bringen ihn aus dem Konzept

2.2.2 Stärken

  • Sehr verlässlich
  • Arbeitet konzentriert und genau
  • Guter Organisator
  • Fakten spielen eine wichtige Rolle
  • Findet sich in vorgegebenen Strukturen gut zurecht
  • Treu, ausdauernd

Dein Typ

Beschreibe dein Verhalten – bist du eher ein Chaos- oder ein Ordnungs-Typ? Wie erlebt dich dein Team? Natürlich gibt es selten den reinen Chaos- bzw. Ordnungstyp. Hinzu kommen weitere Persönlichkeitsaspekte. Bist du eher

  • Beziehungsorientiert, legst du viel Wert auf Harmonie, Geselligkeit ...
  • Sachorientiert, auf Leistung und Ziele fixiert, ...
  • Belastbar, schnell gereizt oder gestresst, optimistisch, kritisch, spontan, zurückhaltend etc.

Aufgaben eines Teamleiters

Wichtig ist, dass ein Teamleiter (TL) den Überblick behält und sich nicht verzettelt.

3.1 Aufgabe

Gestalte ein Mindmap (eine Aufzählung eher für Chaoten!) mit allen jährlichen, wichtigen Aufgaben eines Hauptleiters!

3.2 Checkliste für den Teamleiter

  • Persönliche Agenda führen (nicht nur die Termine/Aufgaben einplanen, sondern auch Vorbereitungszeit einplanen)
  • Termine übers Jahr verteilt im Überblick behalten
  • Protokolle der Sitzungen anlegen
  • Adressliste auf neustem Stand halten
  • Budget im Auge behalten – Transparenz!
  • Kasse nach klaren Regeln führen und abrechnen
  • Organisation abklären: Was muss getan werden? Wer macht was?
  • Was muss ich tun? Was kann ich delegieren?

Zeitmanagement

Gutes Zeitmanagement hat Auswirkungen auf deine Motivation, Verbindlichkeit, die Qualität deiner Arbeit, deine persönliche Zufriedenheit, die Entwicklung deiner Arbeit und die Leitereinsatzdauer.

Lebensvision

Welchen Stellenwert hat die YS-Arbeit in deinem Leben? Verliere dich nicht in zu vielen Aufgaben. Als Hauptleiter muss die Youngstarsgruppe eine sehr hohe Priorität in deinem Leben haben! Was investierst du in dich selber – damit du als Leiter reifst? Der Schlüssel zu einem langfristig erfolgreichen Leben ist Ausgewogenheit. Notiere, was dir wichtig ist und warum!

Werte für dein persönliches Leben

Welches sind deine Wertmassstäbe? Beruflicher Erfolg, Dankbarkeit, Zufriedenheit, Harmonie, Toleranz, Leiten, Dienen, usw. – mache eine einfache Gegenüberstellung von „wichtig – unwichtig“!

Ziele setzen, nicht Aktivitäten planen

  • Definiere SMART-Ziele in den verschiedenen Lebensbereichen (Beruf, Familie, Ehe, ... – was willst du wie und bis wann erreicht haben?

Ehe

 

Familie

 

Beruf

 

...

 

...

 

  • Was könnten mögliche Hindernisse sein? Kannst du das Ziel nur mit Hilfe von anderen erreichen?
  • Was benötigst du, um das Ziel zu erreichen?
  • Mache Ziele sichtbar! Lege sie in deine Bibel oder hänge sie an eine Sketchboard. 

Prioritäten setzen

Lerne „Nein“ sagen! Setzte Beurteilungskriterien ein. Bete! Das Eisenhower kann dir eine Hilfe sein. Erstelle eine Liste von deinen Aufgaben und versuche sie in A-B-C-Aufgaben einzuteilen. Folgende Fragen helfen dir dabei:

Aufgabe

Erklärung

A-Aufgabe

  • Diese Aufgabe sind dringend und müssen unbedingt erfüllt werden
  • NUR DU kannst diese Aufgabe erledigen
  • Diese Aufgabe muss dringend/sofort erledigt werden – keine Verschiebung möglich ohne nachteilige Konsequenzen

A-Aufgaben müssen deshalb sofort von dir in Angriff genommen werden!

B-Aufgabe

  • Diese Aufgabe ist durchschnittlich wichtig
  • Sie können teilweise oder ganz von anderen erledigt werden
  • Sie können für einen späteren Zeitpunkt terminiert und geplant werden

B-Aufgaben müssen deshalb terminiert und/oder delegiert werden!

C-Aufgabe

  • Diese meist Routineaufgaben sind dringend, aber nicht wichtig
  • Sie können ganz von anderen erledigt werden
  • Sie können verschoben werden

C-Aufgaben müssen deshalb effizient erledigt, delegiert oder verschoben werden!

Schriftlich planen

Plane langfristig! Erarbeite ein Konzept, damit der Weg zu deinem Ziel klar wird. Lege Kontrollen fest und mache dich damit verantwortlich. Für die tägliche Planung kann dir folgende Bergsteiger-Methode eine Hilfe sein:

A: Alle aktiven Aufgaben auflisten

L: Länge festlegen (Faktor Zeit)

P: Prioritäten setzen

E: Entscheiden

N: Nachkontrolle

Zeitdiebe erfassen

  • Keine schriftlich formulierten Ziele noch Werte
  • Daher kaum Prioritäten: Wesentliches vom Unwesentlichen unterscheiden – dazu benötigst du klar formulierte Ziele.
  • Gemäss Pareto-Prinzip erledigt man in 20% der Zeit das wesentliche einer Aufgabe (80%)
  • Abends nicht rechtzeitig zu Bett gehen
  • Zeitpläne vollpacken
  • Sich ablenken, unterbrechen oder demotivieren lassen
  • Schlechter Arbeitsplatz, unorganisiert
  • Unwichtiges zuerst wie E-mail, SMS, TV, Zeitung, ....
  • Nicht „nein“ sagen können
  • Mangelnde Organisation
  • Wenig Selbstdisziplin und mangelnde Konsequenz
  • Zu viele Routineaufgaben, „Papierkram“
  • Langwierige, schlecht vorbereitete oder überflüssige Besprechungen
  • Unrealistische Erwartungen an die Veränderungsfähigkeit oder an Personen
  • Operative Hektik verursachen, kurzfristig handeln, sich zu viel vornehmen, alles auf einmal
  • Aufschieben von unangenehmen Aufgaben
  • Sorgen, gestörte Beziehungen

Was sind mögliche Zeitdiebe in deinem Leben?

Inne halten - RUHEN!

Werte aus, ob du dein Ziel erreicht hast! Hätte Jesus auch so gehandelt? Warst du treu? Hast du jemandem Unrecht getan oder etwas unterlassen?

Verschaffe dir eine Belohnung, mache genügend Pausen und plane Zeiten der Stille bewusst ein. Vergib dir selbst und akzeptiere deine Grenzen. Jesus hat ganz bewusst geruht und der Gemeinschaft mit seinem Vater die höchste Priorität geschenkt.

Weitere Tipps

  • Beginne den Tag in der Stille mit Gott. Besprich mit ihm deinen Tag und in dieser Haltung gehe mit Gott durch den Tag.
  • Täglich eine festgelegte Zeit (z.B. eine Stunde), wo du dich deiner wichtigsten Arbeit widmest und alle Störfaktoren blockierst (Handy aus, Internet, ...)
  • Verplane nur 40% deiner Zeit und kontrolliere deine Zeit
  • Führe Projekte zu Ende – verzettle dich nicht
  • Nichts aufschieben oder auf einen Stapel legen
  • Nutze Wartezeiten
  • Abläufe müssen vom Ende her geplant werden! First things first!
  • Keine Provisorien
  • Post sofort bearbeiten – wegschmeissen oder beantworten oder einplanen
  • Konzentration fördern
  • Arbeitsplatzordnung, gutes Ablagesystem und geeignete Dokumentenstruktur im Computer
  • Persönliche Leistungskurve beachten
  • Ausgewogener Lebensstil
  • Genügend Bewegung und Schlaf
  • Essen (Mit Mass und gesund, nicht in Hetze)

Hilfen für die persönliche Organisation

  • Was sind meine Stärken – Schwächen? Was sind meine Schlüsselaufgaben und was tue ich wirklich?
  • Wo liegen meine Engpässe?
  • Wie kann ich sie angehen?
  • Teilziele setzen!
  • Erfolge regelmässig kontrollieren!
  • Mein Problem nicht für mich behalten!
  • Teilen erleichtert!
  • Ich suche jemanden, der helfen kann und will!
  • Rechenschaft, Ermutigung, Motivation!
  • Feiern von Erfolgen – Sich etwas gönnen und Gott ehren!

Planungshilfen für den TL

Ziele setzen

  • „Aus der Stille zur Aktion!“ Es geht nicht um unsere Ziele. „Dein Wille geschehe!“ Bei allem Ziele setzen und im Glauben handeln, musst du vor allem aus der Stille, aus der engen Gemeinschaft mit Gott täglich wandeln.
  • „Aus dem Wort zur Tat!“ Jesus hatte klare Ziele: „Ich bin gekommen,
    • mein Leben zu geben ...
    • zu suchen und zu retten, was verloren ist
    • zu dienen, ...
    • ...
  • „Aus der Einheit zur Vielfalt!“ Ziele sollten im Team erarbeitet werden und die Wünsche, Begabungen, Ängste, reelle Situationen etc. mit einschliessen.

Ziele sichtbar machen, kommunizieren und aufteilen

Dieses Thema betrifft das Team ganz zentral, deshalb findest du mehr Angaben dazu bei den Teamunterlagen.

DEINE Prioritäten

Als Hauptleiter sind die strategischen Ziele deine Priorität. Unter strategischen Zielen verstehe ich die grundsätzliche und langfristige Ausrichtung deiner Youngstarsgruppe in den wichtigsten Bereichen wie

  • Teamentwicklung
  • Ausbildung – lernende Organisation - Nachwuchsförderung
  • Gemeindeintegration
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Elternkontakte
  • Beziehung zu anderen YS-gruppen und zur nationalen Bewegung
  • Organisationsentwicklung
  • Langfristige Programmplanung und Spezialaktivitäten wie Wochenenden, Freizeiten, öffentliche Aktionen etc.

Kommuniziere

Kommunikation ist ein Schlüsselelement in der Führung. Kommuniziere deshalb

  • Richtig (an wen, wer muss informiert sein)
  • Zweckmässig (Umfang, Form)
  • Rechtzeitig
  • Verständlich (welche Vorinformation benötigt es, was könnte missverständlich sein, ...)

Kommunizieren ist ein Arbeitsstil und umfasst:

Zuhören

Hast du generell ein offenes Ohr für deine Mitarbeiter, Kinder ... und nimmst du Dinge bewusst wahr? Aussenperspektive ist gefragt!

Anerkennen

Damit öffnest du Herzen und gewinnst vieles

Kritisieren und motivieren

Beides in angemessener Form und konstruktiv, auferbauend

Beurteilen

Auswertungsgespräche zeigen Wertschätzung

Moderieren

Anderen eine Chance geben, sich zu beteiligen

Präsentieren

Verständliche und prägnante Informationen, Wissen, Ereignisse vermitteln

Prüfe und halte fest, wie eure Kommunikationswege und –kultur ist!

Zudem gibt es hilfreiche Internettools wie dropbox, atrium, google doc u.a.m, die den Austausch effizient machen.

Delegieren - aber richtig

Delegiere Routineaufgaben wie Materialverwaltung, Kassaführung, Adressverwaltung, Homepage, Versand, Protokolle, Geburtstage, Ordnungsdienste usw.! Delegieren setzt jedoch voraus, dass du langfristig lernst zu planen. Delegiere womöglich vollständige Aufgaben. Beachte die folgenden W-Fragen:

Was?

Was ist genau zu tun? (Umfang, Details, ...)

Wer?

Wer soll es tun und warum gerade diese Person?

Warum?

Warum muss es getan werden? – Ziel, Notwendigkeit, Dringlichkeit

Wann?

Wann es begonnen werden und wann es fertig werden muss? Wann die Zwischenkontrolldaten sind!

Wie?

Wie vorzugehen ist? Welche Anforderungen erfüllt werden müssen!

Womit?

Welche Ressourcen, Hilfsmittel, Methoden, Informationen zu berücksichtigen sind – und welche Kompetenzen die Person hat z.B. bzgl. Finanzen, Unterschriftsberechtigung, ...

Wo nötig begleite in der Umsetzung. Setze Kontrollpunkte und warte auf keinen Fall bis zum Schluss. Sei aber bereit, dass der andere Fehler macht und machen darf oder eine Aufgabe anders löst, als du es dir vorstellst. Sei diesbezüglich grosszügig. Ansonsten werden sie entmutigt und sind nicht bereit, Neues anzupacken. Sei bereit andere mit in deine Aufgabe hinein zu nehmen und sie von dir lernen zu lassen. Dann fällt das Delegieren leichter und wird erfolgreicher.

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